Tugas softskill: Surat

A. Pengertian Surat

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan. Alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis dan pedoman kerja. Pada umumnya dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.

B. Jenis Surat

1. Berdasarkan Isi

Surat pribadi
Surat dinas
Surat niaga
Surat sosial
Telegram

Ada dua bentuk telegram, yaitu telegram yang pengirimannya disalurkan melalui pesawat telegraf, dan surat kawat.

1. Surat Pengantar

Surat pengantar mengandung dua pengertian.

Sebagai surat dinas biasa kepada orang lain atau beberapa orang pejabat, berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen, atau bahan-bahan lain yang dikirimkn bersama surat pengantar itu.

Sebagai surat berbentuk daftar, terdiri atas beberapa kolom, dan dipergunakan untuk mengantar kiriman surat atau barang.

2. Berdasarkan Tujuan

a. Surat Pemberitahuan.

b. Surat Perintah.

c. Surat Permintaan/Permohonan.

d. Surat Susulan.

e. Surat Peringatan/Teguran.

f. Surat Panggilan.

g. Surat Pengantar.

h. Surat Keputusan.

i. Surat Laporan.

j. Surat Perjanjian.

k. Surat Penawaran, Pesanan, dan lain-lain.

3. Berdasarkan Bahasa

Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis.
Penulis mampu menggunakan kata tersebut.
Kata yang dipergunakan sederhana, umum, bukan kata daerah, asing, dan lain-lain.

Selain sebuah keharusan mempergunakan bahasa praktis keberhasilan suatu surat juga dipengaruhi oleh gaya bahasa. Dalam surat menyurat gaya bahasa sangat dipengaruhi oleh dua faktor yaitu :

Kedudukan penulis surat terhadap yang dikirim surat.
Persoalan yang akan dikemukakan didalam surat. misalnya misalnya: intruksi,pemberitahuan, permohonan dan sebagainnya.

4. Berdasarkan Pengirim

Surat pribadi, yaitu dikirimkan sesorang kepada orang lain atau kepada organisasi/lembaga. Kalau surat ditujukan kepada teman atau keluarga, format penulisan dan bahasa relatif bebas. Akan tetapi bila ditujukan kepada organisasi atau lembaga maka bentuk dan bahasa yang digunakan harus resmi, misalkan surat lamaran keja, pengaduan, pengajuan mutasi, kenaikan pangkat, dsb.

Surat dinas, yaitu digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.
Surat niaga, yaitu dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
Surat sosial, yaitu digunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nonprofit.

C. Bentuk Surat

1. Bentuk Lurus (Block Style)

Surat bentuk lurus atau block style adalah bentuk surat dengan pengetikan secara lurus rata dari margin kertas sebelah kiri, namun untuk tanggal dan salam penutup tidak diketik dari margin sebelah kiri

2. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)

Perbedaan surat bentuk ini terletak pada isi paragpraphnya, dimana baris kedua pada paragraph surat tersebut dimulai 5 baris (menggantung)

3. Bentuk Lekuk (Indented Style)

Bentuk surat ini dikenali pada alamat dalamnya yang berlekuk, dan setiap awal paragraph selalu menjorok 5 baris kedalam sedangkan baris berikutnya tetap pada margin kiri.

4. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Pada bentuk surat lurus penuh (Full Block Style) seluruh bagian surat kecuali kop surat, pengetikannya dimulai dari margin sebelah kiri.

5. Bentuk Resmi (Official Style)

Bentuk resmi ini sering digunakan dalam institusi pemerintahan, pada pengetikannya alamat dalam berada pada sisi sebelah kanan, kemudian paragraf isi surat menjorok sedikit kedalam, setiap awal paragraf menjorok 5 spasi kedalam.

6. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

Yang membedakan bentuk Semi Block Style dengan Block Style maupun Full Block Style adalah pada awal paragraph yang menjorok 5 karakter ke dalam, kemudian tanda tangan berada di sebelah kanan surat.

D. Contoh Surat

Surat permohonan